住院药房退药监控与审核管理机制研究

日期:2019-06-05    作者:王国锋 周薇     来源:中国数字医学       分享 :

导读:减少住院药房退药量,是加强药房运营成本控制管理的重要环节,也是减少医、护、药人员工作量,提升临床工作效率的有力抓手。在分析退药现状的基础上,以降低和避免人为因素导致退药为目标,设计和建设住院药房退药监控和审核管理平台,建立全流程管控机制,促使医生下达医嘱和药房摆药有效配合,大幅降低了住院退药量。


药品成本控制是医院成本管理的重要内容,特别是在医药分开综合改革后,医院取消药品加成,药品成本控制的重要性更加突出。住院药房退药产生的药品成本,从某种意义上可以说是种隐性浪费,给医院造成很大的经济损失,而且还牵扯医生、护士和药师的很大精力。医院认真分析退药情况现状和原因,设计和开发住院药房退药监控与审核管理平台,与医生工作站、护士工作站、药房管理工作站互联互通,引入审批机制,并将人为因素导致的退药成本与科室成本挂钩,引导医生医嘱行为和药房摆药机制有效配合,进而减少退药量。


药房退药监控与审核管理机制分析住院西药房口服药采用分包机自动摆药,药品按患者一次用药量进行独立包装,退药全部废弃。利用信息系统统计了住院药房退药情况,结果显示自2008年药房管理信息系统上线以来,医院口服药退药损失累计到约1533.7万元,近3年医院每年因口服药退费损失200万元以上。



而之前对药品管理重点在控制药占比、合理用药,而忽略了退药损失。管理部门、药房、临床科室查看的各类质控报表也不涉及退药成本。需要信息系统实现药房退药情况实时监控功能,为减少退药工作提供数据支撑,为科学、精细化管理提供数字依据。数字的公开公示也起到倒逼作用,增强医、护、药人员主动降低退药量的能动性。



利用信息系统分析了住院西药房口服药退药科室的分布情况,数据显示退药费前10名的科室产生的退药费约占总退药费的71.7%。其中重症医学科占总退药费比例约为28.5%。进一步分析了退药的药品成分分布,退药费前10名的药品成分退药费约占总退药费的84.2%。其中滋补营养药占总退药费比例约为31.6%。可见,退药科室相对集成,退药药品成分相对集中。可见问题指向较为集中,短期内要实现大幅降低退药费,必须针对突出问题进行攻关突破。首先要分析重点科室、重点药品的退药原因,但是信息系统之前没有记录退药原因,采用问卷调查、坐谈和专家抽查病历相结合的方式,对退药原因进行分析,共计发放问卷300份,坐谈20人次,抽查病历100份,主要是面向重点科室和重点药品。



对调研结果进行统计分析,有些退药是因为客观原因,比如患者病情变化、产生未知药物不良反应、患者死亡等,医嘱计划和摆药模式匹配不合理导致的退药占比达40%,而且长期医嘱的退药费占总退药费比例达72%。而医嘱计划和摆药模式的合理配合,是可以通过流程优化、信息系统支持来实现的。



综合分析医嘱开立、护士确认、领药、发药、退药等业务流程,梳理药品医嘱正向领药和和反向退药业务中需要优化的地方。医生下达开药医嘱,护士确认医嘱执行后,护士会生成领药单,药房登记程序在后台自动登记,一旦登记就只能发药、计费,包药机就会包出药品。在护士生成领药单后,药房摆药之前,即使医生要求停止领药,也无法实现。此处环节为一个容易导致退药的环节。



药房批量摆药时间是每天上午,下午是零星摆药。医嘱拆分原则是“晚、早、中”,也就是当天摆的药是当天晚止、第二天早上、第二天中午的用药。工作日的长期医嘱,在每天夜里0点定时生成当日的长期医嘱,护士在当天上午生成的领药单,实际是当天晚上和第二天早上和中午使用的药。当天下午医生查房,如果有必要停止用药,则只能走退药流程。而对于周六周日,护士是在周五上午,生成医嘱日期是周五、周六、周日的用药医嘱,实际用药日期是周五晚上至周一中午的3天的药量,而且是一次摆3天的药。如果周五下午,医生决定停止用药,则要退3天的药。



退药过程也非常简单,没有审批环节,只要护士申请退费,生成退药单,药师确认就完成了退费过程。从退药监控和审批流程上看,由于缺乏相应的信息平台支持,医院的医务管理、经济核算和绩效管理等部门对退药的情况不能及时掌握,而且退药过程也没有审批,护士申请退费,药师确认就完成了退费过程。



针对现有医嘱、摆药和退药业务中容易产生退药的问题,建立退药监控与审核管理平台,促进业务流程优化与改进,最大限度减少退药。


药房退药监控与审核管理平台建设应用药房退药监控与审核管理平台建设以降低退药量为近期目标,同时系统设计具备扩展性,最终扩展成为药房精细化管理的统一平台。在软件系统设计与建设上,从以下几个方面统筹兼顾近期和远期目标。



主数据字典与院内主数据管理系统对接,保证科室、病区、药品等字典与其他业务系统一致;退药、发药等业务数据从医院数据中心提取,以利于后续接入数据的扩展;药房退药监控与审核管理平台通过医院ESB总线与HIS、主数据管理系统、数据中心、绩效管理系统等软件平台进行对接。以绩效和成本管理倒逼科室减少退药;审核管理流程化。退药申请从仅护士、药师两个角色参与,变成医生、医务管理、护士、药师参与的过程。而且医务管理、药师要承担审核、审批的角色;退药监控信息实时、准确。退药数据源于HIS、退药审核管理模块,将退药情况、审核情况实时反馈至临床科室、管理部门。


效果分析药房退药监控与审核管理平台的建设上线采用按模块上线的策略,先期是在2017年4月初开始上线数据监控功能,可以看出2017年4、5月份退费比稍有下滑。5月中旬上线退药审核管理功能,并将退药数据与质控、绩效等经济指标挂勾。2017年6月份以后每月的退费比下降到了1.2%左右,基本达到了预期效果。



药房退药监控与审核管理平台的应用促进临床业务和药房摆药流程发生了巨大变化。首先是护士生成领药单,在摆药之前,如果医生停嘱,药师都可以取消登记、并且不摆药,减少了大量不必要的退药。二是对于假日医嘱,由原来护士在周五上午直接生成假日医嘱,改为周五下午,医生可以在下午再次确认医嘱是否需要停嘱,减少了不必要的假日医嘱退药。在退药流程改造过程中,也考虑过是否有必要取消假日医嘱,周六周日也单独按天进行摆药,我们也是靠数据来决策,综合考虑人力、退药量等因素,从目前退药数据看,暂时没有必要增加节假日批量摆药机制。



下一步,将在药房退药监控与审核管理平台现有功能的基础上,梳理药房精细化管理需求,与HIS、合理用药系统、药品物流管理系统等业务系统深度集成,为药品成本管理、药房效率提升提供更有力的技术支撑。

文章来源:《中国数字医学》杂志2018年第06期,作者及单位:王国锋 周薇,首都医科大学附属北京世纪坛医院信息中心。


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