如何提高门诊药房交班及盘点工作效率?

日期:2018-02-02    来源:中国卫生质量杂志       分享 :



门诊药房主要承担门诊患者的药品调剂工作。其工作效率是医院整体运行效率的重要一环。随着门诊量的日益增多,排队候药现象日益严重。因此,提高门诊药房工作效率刻不容缓。交班和盘点是门诊药房工作人员的重要岗位职责。交班即对门诊药房常用及易混淆药品进行数量清点;盘点即对门诊药房所有药品进行数目清点及有效期检查。交班和盘点占用药房工作人员大量时间,尤其是交班工作,严重影响了门诊药房的工作效率。为了更好地服务患者,提高工作效率,西安医学院第一附属医院药剂科门诊药房引入FOCUS-PDCA,取得了较满意效果。

1现状及原因

门诊药房每天需面对大量患者,不仅承担着门诊患者的药品调剂工作,还兼顾着药品分装等工作。门诊药房全体成员对工作中存在问题进行讨论,通过投票,将“提高门诊药房交班及盘点工作效率”确立为持续质量改进课题。

CQI小组依据《药剂科工作制度》《门诊药房逐日交班及盘点制度》《药品调剂管理制度》等,明确盘点流程为:人员分工→盘点→数据核对→数据登记。通过对交接班及盘点时间进行统计发现,门诊药房逐日交班及盘点工作效率较低。对此,组织门诊药房全体成员对问题的原因进行打分,数据统计结果表明:在人员、设备、制度、环境等方面都存在问题。见图1。

经小组讨论分析,确定4条主要原因:(1)电子货位与药架货位无法同步编辑,即盘点表上显示的药品顺序与实际每个药架药品货位顺序不匹配;(2)药品货位存放不合理,一些同类药品未集中放置;(3)门诊药房工作人员对制度执行不到位,交班及盘点不认真,盘点结果有待确认;(4)药品货柜管理责任未明确,未责任到人。

图1 ?门诊药房交班及盘点效率低的原因分析

2 PDCA循环实践

2.1明确改进方案与目标

针对存在问题,在进行制度学习和查阅文献资料后,采用头脑风暴法,经小组讨论分析,对交班和盘点工作效率进行改进,制定详细工作计划:与信息科沟通,经组长批准,对药品货位进行分类编程管理;药剂科门诊药房对全体工作人员进行制度培训,增强责任意识;对货柜管理责任到人。小组每月召开1次会议,对上月工作进行汇总,并对下一阶段工作制定计划和方案。

同时,针对门诊药房实际情况,设定此次项目改进目标为:交班时间≤20min,盘点时间≤60min。

2.2方案实施

门诊药房通过以下措施进行质量改进:(1)门诊药房药师开发软件,对货位进行分类编程,使药品与货位一一对应;(2)对信息系统定期进行优化和维护;(3)药品货柜管理责任到人;(4)加强货位管理,药品及时归位,货位有变动药品及时通知;(5)对药房全体人员进行制度学习,增强责任意识;(6)对新员工加强培训,使其快速熟悉货位;(7)落实相关制度,提高门诊药房工作人员责任心;(8)加强日常监督管理等。

2.3效果检查

以每周交班时间抽样两次检查结果,取每月平均值为衡量指标。以每月盘点时间为检查结果,取每月盘点时间为衡量指标。经统计,交班时间由改进前的60min缩短为改进后的20min,盘点时间由改进前的120min缩短为60min,均达到了改进目标,大大提高了交班及盘点工作效率。

2.4持续改进

门诊药房工作人员熟练使用开发软件,货位分类编程,使药品与货位一一对应,药品货柜责任到人,每个人均能及时整理货柜,使每种药品保持有序摆放及合理归位。将软件使用及货柜责任到人方法应用到以后的工作中。

但与此同时,在本次PDCA循环中也发现了该软件存在一些不足,如缺少药品批号和有效期信息。拟在下一次质量改进过程中增加药品批号及效期管理警示信息。

3 结论



FOCUS-PDCA是进行质量管理的有效方法,目前已被应用于医院等级评审中。《三级综合医院评审标准实施细则(2011版)》充分运用PDCA理论,体现了医院评审不仅关注结果,而且更加关注质量的持续改进。药剂科将PDCA循环理论运用到门诊药房逐日交班和盘点工作中后,大大提高了门诊药房工作效率。

然而在此过程中也会遇到一些问题,比如盘点时间为下班前1h,此时工作人员注意力不集中,工作状态不佳;患者未及时取药或退药,导致信息系统查询不准确等,不能及时准确的对药品进行盘点。对此,可以积极鼓励药房工作人员,通过增强其责任心,合理安排工作时间,避免疲劳工作;对未及时取药或退药进行登记,方便盘点查阅等。在下一轮PDCA循环中,计划增加药品批号及效期管理警示信息,继续加强盘点管理,进一步优化盘点效率,从而使药房工作更加精准、有效。

门诊药房的此次实践证明,PDCA循环是门诊药房工作中可采用的良好的质量管理工具。在今后的工作中,也可将PDCA循环理论运用到药房其他项目管理中,比如提高门诊药房患者用药教育及门诊药房精麻药品管理等,从而提高门诊药房工作效率以及服务质量,提高患者满意度,进而提升医院服务水平。



来源:中国卫生质量杂志

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