品管圈提升药事管理分享

日期:2017-11-16    作者:陈敏     来源:医管通       分享 :

品管圈提升药事管理分享作者|陈敏  编辑|医管通


近年来,国家医疗制度改革不断深入,作为医院药剂科,不但要完善各项规章制度、改进药房的硬件设施,更要营造团结合作、相互学习的氛围,提高解决问题的能力,服务于广大人民群众。许多医院药学工作者积极探索长效管理机制,努力提升药事管理水平,品管圈就是近年来应用于医院药事管理的一个积极尝试。 品管圈(quality control circle,QCC)由日本石川馨博士于1962 年创立,倡导以一线部门为中心,组成质量改善圈,共同学习和运用品管方法,讨论、发现、解决工作中存在的问题,最终形成自动自发、自下而上、卓有成效的质量持续改善机制。 我省医院药学“品管圈”活动始于2008 年,至2014 年全省开展医院药学“品管圈”活动的共计16个片区、88家医院、162个圈,其中我市21家二级以上医院的药剂科组成了26个圈。本文拟介绍品管圈的特点、实施步骤,并从南通市21家医院药剂科26个品管圈活动中筛选出9个圈进行总结和回顾,分析品管圈在持续改善医院药剂科质量管理中的可行性与必要性。


品管圈的特点

品管圈是指由同一工作场所、工作性质相似的基层人员自动自发进行品质管理活动所组成的小组。倡导工作性质相近或相关的人组圈,针对所选定的部门内部问题,以自动自发的精神,结合群体的智慧,通过团队力量,运用各种改善手法,使成员感受到参与感、满足感、成就感,因解决问题而体会和认识工作的意义和目的。

 

品管圈活动倡导以一线部门为中心,组成质量改善圈,部门主管与圈员共同学习和运用品管方法,讨论、发现、解决工作中存在的问题,从而改善品质、提升效率、降低作业成本,使一线重地成为品质管制的核心。

 

以往的管理模式:管理者提出方针,下面的员工按部就班,若遇到问题,只需如实向上反映,由领导提出处理办法,员工并不参与。而品管圈的特点:自主管理,由员工提出对自己约束与管理的方法。QCC 品管圈的基本思想是集思广益,集体思考比个人独自思考更容易得出优异的构想。在和谐、自由、开放的气氛中,想象力往往能得到最大发挥。因此,实施品管圈活动应尊重人性,创造愉快的工作环境;培育人才,鼓励员工多动脑,发挥职工的潜能;利用品管圈产生的有形和无形成果,改善单位的机制和体制;通过持续改善内部品质管

理,最终使科室、员工和患者三方获益。

 

品管圈活动遵循科学的工作程序,步步深入地分析问题、解决问题,在活动中坚持用数据说明事实,用科学的方法来分析与解决问题,而不是凭空捏造或仅凭个人经验进行判断。

 

2 品管圈的实施步骤

品管圈活动的基本步骤,一般而言都遵循戴明循环(Plan-Do-Check-Action),即计划、实施、确认与处置4个步骤。目前大部分品管圈活动都可以分为10个基本步骤,其中步骤2(计划拟定)、步骤3(现状把握)和步骤4(目标设定),可依推行或解决问题的实际情形做次序上的调整。详细活动步骤如图1所示。

 

 

3 品管圈在医院药事管理中的应用

我市21家二级以上医院的药剂科组成了26个品管圈开展活动,通过圈名的拟定确定为同心圆圈、点点圈、Sunshine 圈、手心圈、清馨圈等。其中:23个圈在药房开展,1个在临床药学室开展,1个在药库开展,1个在静脉药物配置中心开展。主题围绕降低门诊药房调剂内差件数、降低门诊处方不合格率、提高窗口患者满意度、提高药品周转率等。品管圈活动成效显著,产生了种种有形成果和无形成果。有形成果的评价方式:目标达成率= [(改善后数据-改善前数据)/(目标设定值-改善前数据)]×100%。无形成果的评价方式:圈员各自评分,每项每人最高5分,最低1 分,得到活动成长值=活动后平均分-活动前平均分,通过正、负向来评价无形成果,正向说明提高,负向说明下降。我们从26个圈中筛选出9个圈的有形成果,具体汇总见表1;无形成果汇总见表2。

 



3.1 在药房调剂中的应用

1)同心圆圈在门诊西药房开展了以“降低门诊药房调剂内差件数”为主题的品管圈活动。利用柏拉图分析数据,依照二八原则进行现状分析,发现药品调配的数量错误和品项错误是门诊西药房处方调剂内差的主要原因。针对原因,全体圈员通过头脑风暴讨论,制定了合理安排人员,分时工作;外勤人员的所有工作均在咨询窗口办理;错误必须登记,每月统计每个人的出错数量并公示;设立责任区和责任人,定期对药品架上的药品进行检查整理;调整药架药品位置,易混淆药品分开放置,并设置警示牌等实施方案。经过半年的活动,门诊西药房处方调配差错由原来的69.75 件/周降低为31件/周,达标率为103%。活动过程中,圈员们解决问题的能力、沟通配合、责任感、团队凝聚力等各项指标均有提高。

 

2)门捷列夫圈运用脑力激荡的方式,在门诊西药房开展了以“提高门诊药房核对发药窗口药师处置事件效率”为主题的品管圈活动。发现药师服务专业水平不高和未制定高效率标准操作流程,是影响门诊药房核对发药窗口药师处置事件效率的主要原因。针对原因,全体圈员集思广益,制定了收集医生各种联系方式,安排联系专员,及时沟通;合理安排窗口人员搭配,提升配合默契度;总结问题,制定标准流程;归纳医生开具不合理处方相关问题,及时联系沟通和报告;与程序员联系,修改红色等疲劳刺激颜色;及时组织学习窗口一线需要运用的药学知识等实施方案。经过半年的活动,门诊药房核对发药窗口药师处置事件效率由原来的6.83% 变为2.24%,达标率为100.44%。

 

3)微笑圈开展了以“提高电子处方合格率”为主题的品管圈活动。通过现状分析发现,处方正文、处方前记、信息系统等原因造成了电子处方合格率下降。全体圈员通过脑力激荡,运用鱼骨图,对具体原因讨论解析,通过药剂科修订最新的医院药品目录,药品更换品种规格及时通知临床各科室,组织学习《处方管理办法》;医务科制定超说明书使用药品的协定处方;发药时禁止聊天,认真执行“四查十对”;每天进行处方干预登记,每月进行处方点评;与信息科沟通优化程序等一系列措施,电子处方合格率由活动前期的89.1% 提高至97.2%,达标率为106.6%。

 

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4)本草圈将品管圈活动运用到门诊中药房,以“提高小包装饮片调剂正确率”为主题,依据二八法则,将规划错误、漏配错误、处方应付错误作为重点改善项目。结合鱼骨图进行要因分析,通过认真落实医患沟通制度;认真落实调剂操作规程;粘贴标签,加强发药核对;加强装斗核对等解决措施,小包装饮片调剂错误率由之前的15.77%下降至7.6%,达标率为100.12%

 

5HP 圈在住院药房运用品管圈手法,确定以“减少麻醉处方的调剂内差”为主题,通过自行设计内差查检表来把握药房的现状,发现导致麻醉药品调剂内差的因素有其他错、正文错、前记错和后记错4 项,根据二八法则,发现其他错和正文错是导致内差的主要原因(占84.09%)。为此,从制定麻醉药品目录、与护理部沟通空安瓿回收问题、定期组织操作规范学习、改善工作环境等着手,麻醉处方的调剂内差由原先的44 / 周下降至23 / 周,达标率为96.33%

 

6POWER 圈将“提高药学服务水平”运用到门诊药房管理中,群策群力,决定从人员因素、药品因素、设备因素出发,运用鱼骨图,具体原因具体分析。制定了规范病人排队秩序;分类归纳常用药品用法、注意事项,在药品上贴上标签;合理安排时间;及时拆零及处理包装等实施方案。患者满意率从半年前的4.11 分上升至4.62 分,达标率为96.2%

 

3.2 在临床药学中的应用

众思圈以“提高特殊使用级抗菌药物合理使用率”为主题,通过柏拉图统计分析发现,无批、越级开取、品种选用不当等,是导致特殊使用级抗菌药物使用率偏高的主要原因。列出鱼骨图进行分析,拟定了对策:建立特殊使用级抗菌药物使用流程图,在医院内部网站公布;组织临床医师参加抗菌药物合理应用培训;设置抗菌药物医生权限,HIS 系统自动进行拦截。活动实施后,特殊使用级抗菌药物合理使用率由之前的43.24% 提高至65.96%,目标达标率为72.24%

 

3.3 在库存管理中的应用

点点圈在药库开展了以“提高药品周转率”为主题的品管圈活动。利用柏拉图分析问题所在、鱼骨图进行特性要因分析,得出采购计划欠缺、管理知识不足为主要的要因。针对原因制定了运用ABC 分类法,完善采购计划;加强管理知识培训等措施。结果药品周转率由之前15.6 天,加快至8 天,目标达标率为88.37%

 

3.4 在静脉配置中心的应用

源圈在静脉药物配置中心开展了以“减少调配错误发生率”为主题的品管圈活动,采用柏拉图、雷达图、鱼骨图等品管圈常用的图示手法,找出了调配错误最多见的问题是摆药、贴水、审方、核对。针对原因制定了及时更新新药、新规格目录;抽查增强记忆,避免盲目发药;规范大输液货架摆放;审方、核对人员做好周统计工作等具体措施。结果配置中心护士冲配差错由原来的4.75 /周降为1.55 / 周,下降了32.63%,目标达标率为103.6%

 

4结语

近年来,品管圈活动在医疗机构药学部门管理中得到广泛应用,取得了较好的成果。QCC作为一个品质改善活动的有效载体,能使员工意识到本职工作的重要性与职责并感到自豪。将实用且适合我国国情的品管圈改善方法导入到医院药剂科的质量管理中,旨在全面提升医院药剂科的管理品质,增加其自身的核心竞争力。参与者通过学习,可以掌握科学的质量管理知识以及工具,一线基层人员通过培养可以增强问题改善意识,提高工作效率,建立和谐的工作团队,提升医疗服务质量,全面降低医院药剂科的运营成本。通过品管圈自下而上的执行过程,实现了部门人员的自我管理,其结果将有助于药剂科主任更加科学、规范、合理地进行管理。

 

医院药学“品管圈”活动的开展,激发了我市年轻药师的积极性,提高了他们在日常工作中自主管理、自我教育、互相启发和分析问题、解决问题的能力。为我市医疗机构药事和药物使用管理工作质量的持续改进做出了积极贡献。

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